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Régularisation des charges locatives : le décompte à faire avec votre locataire

Chaque mois, votre locataire vous verse des provisions sur charges. Une fois les comptes de la copropriété connus, vous devez les comparer aux charges réellement récupérables : c'est la régularisation. Le décompte du syndic en est la base, mais il ne se transmet pas tel quel.

L'essentiel : Seules les charges figurant dans la liste du décret n° 87-713 du 26 août 1987 peuvent être refacturées au locataire. Le reste de votre quote-part (honoraires du syndic, gros travaux, fonds de travaux, assurance de l'immeuble…) reste à votre charge.

1. Partir du décompte annuel du syndic

Après l'assemblée générale qui approuve les comptes de l'exercice, le syndic adresse à chaque copropriétaire le décompte de sa quote-part des dépenses, poste par poste. C'est ce document, et non vos appels de fonds trimestriels (qui ne sont que des provisions), qui sert de base à la régularisation.

Certains syndics indiquent une colonne « récupérable » sur ce décompte. Elle est utile mais reste indicative : c'est à vous, bailleur, de vérifier que chaque montant refacturé correspond bien à une charge récupérable.

2. Séparer les charges récupérables

La liste des charges récupérables est limitative : une dépense qui n'y figure pas ne peut pas être réclamée au locataire, même si le bail la mentionne. Parmi les charges récupérables :

eau froide, eau chaude et chauffage collectif : consommation et entretien courant des installations ;
électricité et entretien courant des parties communes (nettoyage, petites fournitures) ;
ascenseur : entretien courant et dépannage, hors réparations importantes ;
espaces verts : entretien courant ;
taxe ou redevance d'enlèvement des ordures ménagères, qui figure sur votre avis de taxe foncière et non sur le décompte du syndic.

Ne sont pas récupérables, notamment : les honoraires du syndic, les gros travaux et grosses réparations, les cotisations au fonds de travaux, la prime d'assurance de l'immeuble et les frais de procédure.

3. Le cas du gardien

La part récupérable de la rémunération du gardien ou du concierge dépend de ses missions : 75 % s'il assure à la fois l'entretien des parties communes et l'élimination des déchets, 40 % s'il n'assure qu'une seule de ces deux tâches. Le syndic l'indique rarement : vérifiez-le avant de refacturer ce poste.

4. Calculer la régularisation

Faites la somme des charges récupérables de l'exercice pour votre lot, puis comparez-la au total des provisions versées par le locataire sur la même période. Si les provisions dépassent les dépenses réelles, vous remboursez le trop-perçu ; si elles sont insuffisantes, vous demandez un complément.

Exemple fictif : charges récupérables de l'exercice 1 164,00 € ; provisions versées 12 × 90,00 € = 1 080,00 € ; complément à demander au locataire : 84,00 €.

Si le locataire n'a occupé le logement qu'une partie de l'exercice, calculez sa part au prorata de sa période d'occupation.

Ajustez ensuite les provisions mensuelles de l'année suivante, d'après les dépenses réelles et le budget prévisionnel voté en AG.

5. Le calendrier et les justificatifs

Un mois avant la régularisation, envoyez au locataire le décompte par nature de charges et le mode de répartition entre les logements (avec, en cas de chauffage collectif, une note sur le calcul des charges de chauffage et d'eau chaude).
Pendant six mois après l'envoi du décompte, les justificatifs restent à la disposition du locataire.
Si la régularisation n'est pas faite avant la fin de l'année civile qui suit l'année d'exigibilité des charges, le locataire peut demander à payer le complément en douze mensualités.
Le bailleur dispose de trois ans pour réclamer un complément ; le locataire, du même délai pour récupérer un trop-versé.

Location meublée : provisions ou forfait ?

En meublé, les charges peuvent être payées par provisions, avec les mêmes règles de régularisation que ci-dessus, ou par un forfait fixé dans le bail : le forfait ne donne lieu à aucune régularisation. En bail mobilité, les charges sont toujours forfaitaires.

Checklist rapide

J'ai le décompte annuel du syndic, pas seulement mes appels de fonds.
Je n'ai retenu que les charges de la liste du décret de 1987.
J'ai appliqué la bonne part pour le gardien.
J'ai comparé au total des provisions réellement versées.
J'envoie le décompte un mois avant et je garde les justificatifs six mois.

Votre décompte locatif à partir des documents du syndic

Avec le Pack Copropriétaire, Propeio lit le décompte annuel de votre syndic, sépare les charges récupérables et prépare le décompte à remettre à votre locataire, chaque montant relié à sa ligne d'origine.

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